Cloud – OnlyOffice

Pour créer un nouveau document depuis son Cloud
Pour éditer, en ligne et à plusieurs, des documents du Cloud

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► Introduction
► Créer un nouveau document
► Interface d’édition OnlyOffice
► Modifier un document du Cloud
► FAQ
      ○ La page du document saute en édition synchrone !

  Introduction

OnlyOffice est un service supplémentaire qui a été intégré au Cloud de l’INSPÉ. Il permet l’édition en ligne (à l’instar de Google Docs). Vous pouvez créer un nouveau document depuis l’interface du Cloud, le partager, et l’éditer à plusieurs. Il est aussi possible d’éditer en ligne des documents déjà existants.

  Créer un nouveau document

  1. Se positionner dans le dossier de travail.
  2. Cliquer sur le symbole + à droite du fil d’Ariane (chemin en-dessous de l’en-tête) .
  3. Sélectionner le type de document à créer : Document Texte, Feuille de calcul, Présentation.
  4. Saisir un nom pour le fichier, et cliquer sur la flèche.

Le nouveau document s’ouvre dans l’interface d’édition OnlyOffice.

  Interface d’édition OnlyOffice

L’interface d’édition d’OnlyOffice propose les outils habituels de nos logiciels de traitement de textes. Ces outils ne font pas l’objet de ce tutoriel. Seuls trois fonctionnalités vont être présentées ci-dessous :

Un clic sur cette icône nous ramène sur le cloud, dans le dossier contenant le fichier.

Un clic sur l’icône de la loupe permet de lancer une recherche dans le document.

REMARQUE : Les modifications apportées au document sont automatiquement enregistrées. Pas besoin du bouton «Enregistrer» !

L’enregistrement du fichier se fait automatiquement sous le format MSoffice, mais vous avez également la possibilité de l’enregistrer sous les formats Libre-Office, PDF ou texte.
Pour cela, dans l’interface d’édition, sélectionnez l’onglet Fichier > puis le menu « Enregistrer une copie comme… ». Choisissez le format voulu en cliquant dessus → une copie est alors enregistrée dans le même emplacement que le document source.

Pour les documents texte, les formats proposés sont : docx, pdf, odt, txt.

Pour les feuilles de calcul, les formats proposés sont : xlsx, pdf, ods, csv.

Pour les présentations, les formats proposés sont : pptx, pdf, odp, png, jpg.

  Modifier un document du Cloud

Les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations sous forme de diaporama stockés sur le Cloud de l’INSPÉ peuvent être modifiés en ligne.
Suivant le format du document, un seul clic dessus l’ouvrira dans l’interface OnlyOffice, et vous pourrez commencer les modifications. Sinon une simple conversion permettra de l’ouvrir dans OnlyOffice.

Pour les documents de la suite MSOffice

  1. Un clic sur le nom du fichier ouvre l’interface d’édition.

Pour les documents Libre-Office

  1. Cliquer sur les 3 petits points . . . à droite du fichier.
  2. Choisir Convertir avec ONLYOFFICE.
  3. Un nouveau fichier est créé avec le même nom.
  4. Un clic sur le nom de ce fichier ouvre l’interface d’édition.

REMARQUE : Si le document est partagé en écriture, vous pouvez travailler simultanément dessus avec vos collègues.

Exemple d’un travail à 4 mains sur un document :

  FAQ

• La page du document saute en édition synchrone !

Vous êtes plusieurs à éditer un document, et vous ne réussissez pas à naviguer de façon fluide dans ce dernier.

→ C’est sans doute parce que des modifications ont lieu simultanément dans différentes pages du document. Un focus est fait sur la première d’entre elles, et vous êtes automatiquement ramené sur celle-ci. Par défaut vous travaillez en mode de co-edition RAPIDE, vous devrez sans doute basculer en mode de co-edition STRICT.

Tous les détails ici.

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Juin 2023